भूमिका
चाहे भावनाओं की मिठास में लिखा पत्र हो या कोई जरुरी सूचना, पोस्ट ऑफिस में या गली -चौराहों पर चुपचाप खड़े लाल लेटरबॉक्स में नहीं, कंप्यूटर के जरिए ईमेल से भेजने के दिन है। लोग अब पोस्टल एड्रेस की जगह ईमेल आईडी पूछते है। अरे मैं आपको ये सब क्यों रही हूं, भई आप भी तो रोज़ ईमेल भेजती होंगी। मुझे तो बस ये बताना है की कुछ छोटी- छोटी बातें हैं, जो ईमेल भेजने वाले को पता होनी चाहिए, ताकि बात दूसरे तक पहुंचे तो प्रभावी रूप से और पढने वाले को कोई परेशानी भी न हो।
इफेक्टिव ईमेल
ईमेल से संदेश भेजना आसान है, तो एक बढ़िया ईमेल मैसेज तैयार करना भी मुश्किल नहीं हैं। आप अपनी किसी ऐसी दोस्त को मेल कर रही हैं। जिससे काफी दिनों से मिली नहीं हैं, तो जाहिर है कि कहने को बहुत कुछ होगा। बेहतर होगा आप फोन उठाएं और जीभर कर बातें करें।
- ईमेल के माध्यम से भेजे जानेवाले संदेश हमेशा छोटे होने चाहिए और सबसे जरुरी बात सबसे ऊपर होनी चाहिए। शब्दों का चयन अवसर के अनुसार हो, तो बहुत ही अच्छा है।
- मैसेज के सारे शब्द कैपिटल लेटर्स में टाइप करेंगी, तो लगेगा की आप मैसेज भेजने वाले पर चीख रही हैं। छोटे लेटर्स का प्रयोग करें। बड़े अक्षर वैसे भी स्क्रीन पर पढ़ने में मुश्किल होती होती हैं, खासकर जब मैसेज पानेवाला ईमेल को ब्लैकबेरी या आईफोन पर पढ़ने की कोशिश कर रहा हो।
- दोस्त को मेल भेजते समय बुलेट्स का इस्तेमाल ना करे, सिर्फ बिज़नस मेल में इस्तेमाल करें
- यदि आप टीनएजर हैं, तो ही मेल में शॉर्टकट में अपनी बात कहें। ग्रामर की गलतियों से भरे, अधूरे वाक्यों या दोहरे अर्थ वाले ईमेल आप भेजेंगी, तो पानेवाले को अच्छा नहीं लगेगा
- एक बार ईमेल सीख लें तो टू मच इनफार्मेशन टेस्ट करें। खुद से सवाल करे की इस मेल को आपके डैडी,बॉस या पति देखेगे तो क्या सोंचेगे? इसमें बहुत ज्यादा खुलने से बचें।
- गुस्से में लिखे गए ईमेल को भेजने से पहले 2 बार सोच ले। क्योंकि गुस्से से बोले गए शब्द कभी वापिस नही आते ।
ईमेल का जवाब
ईमेल का 48 घंटे के अन्दर जवाब जरुर दें। अगर आप एक दो दिन तक व्यस्त हो तो एक छोटा सा मेल भेजकर बता दें की आप कब तक पूरा जवाब दे सकेंगी। इस तरह अगर आपने ईमेल भेजा हैं तो जवाब पाने के लिए एक दो दिन तक प्रतीक्षा करें। आखिर हम सबको जिन्दगी में हजारों काम होते हैं, थोडा वक़्त तो एक दूसरे को देना ही चाहिए। अगर मेल करने का समय नहीं हो तो फ़ोन का भी सहारा लिया जा सकता हैं। यदि आपको कोई ग्रुप मैसेज मिला हैं तो मेल केवल सेंडर को ही भेजे। आपने अगर एक बार मेल का जवाब दिया हैं तो दुबारा भेजने की जरुरत नहीं हैं।
ईमेल के रसिकों के लिए
- किसी को उसकी मदद के लिए थैंक्स कहने के लिए ईमेल भेजना ठीक हैं, पर पर अच्छा होगा की आप फ़ोन का इस्तेमाल करें।
- ऑफिस के कंप्यूटर का इस्तेमाल करते समय पर्सनल मेल भेजने या सर्फिंग करने से बचें। काम के समय ऑनलाइन शॉपिंग या नीलामी में हिस्सा लेना नहीं। ज्यादातर ऑफिस वाले अपने स्टाफ पर नज़र रखते हैं।
- जोक्स या माता के आशीर्वाद के मैसेज वाले मेल को फॉरवर्ड करने से पहले एक बार जरुर सोच लें की मेल पाने वाला उससे कितना महत्त्व देगा। अपने इनबॉक्स के हर मेल को फॉरवर्ड करने की आदत आपकी छवि ख़राब कर सकता हैं।
ऐसा न करें
जब तक बहुत जरुरी ना हो, अपना ईमेल अकाउंट दूसरों के सामने चेक ना करें। शोक संदेश या ग्रुप को थैंक्स कहने के लिए ईमेल का उपयोग ना करें। ऐसे सेंसेटिव मोकों पर व्यक्तिगत तौर पर मिलकर सांत्वना या धन्यवाद कहना चाहिए। पति या बच्चे के ईमेल को उनकी सहमति के बिना नहीं पढ़ना चाहिए। हां, आपको लगे की आपका बच्चा किसी संकट में फंसा हैं, तो ही उसके इनबॉक्स में देखें।